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Alcaldía de Cali se prepara para celebrar el 9 de octubre, el Día Nacional de los Archivos en Colombia
El Consejo Municipal de Archivos del Municipio de Santiago de Cali, invita a proteger los documentos que producimos, estos son patrimonio documental de la ciudad y la Nación.
Los archivos son un bien común; tanto servidores públicos como particulares, somos responsables de su uso, aprovechamiento y conservación.
Importancia de los Archivos:
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad Nacional.
Qué es un Archivo de Gestión: es el Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Qué es el Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Qué es el Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Qué es la Tabla de Retención Documental: Es el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Cuáles son los beneficios que trae la elaboración de las Tablas de Retención Documental:
*Facilitan el manejo de la información.*Contribuyen a la racionalización de la producción documental.*Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.*Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.*Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.*Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.*Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Las Tablas de Retención Documental son fundamentales desde el punto de vista archivístico porque:
*Permiten el manejo integral de los documentos.*Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.*Ayudan a controlar la producción y trámite documental.*Identifican y reflejan las funciones institucionales.*Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.*Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
Qué son los Fondos Acumulados: son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Cómo identificar los Fondos Acumulados en una Entidad: Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).
Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional.
Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados.
Qué es una Tabla de Valoración Documental: Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Porque son importantes las Tablas de Valoración Documental: *Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.*Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos.* Sirve de guía a la administración y al área de archivo para Realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.*Garantiza el derecho a la información*Favorece una adecuada selección documental.*Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.* Racionaliza recursos y espacios.
Para el desarrollo de la labor archivística:
*Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.*Disminuyen racionalmente el volumen documental.*Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.*Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa Del ciclo vital.*Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar.*Registran los criterios que se deben aplicar en la selección Documental.* Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe conservarse totalmente.*Promueven la protección y conservación del patrimonio Histórico documental de la institución.
PROGRAMACIÓN
CELEBRACIÓN SEMANA DE LOS ARCHIVOS
06 al 09 de octubre 2009
“DIA NACIONAL DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA”Decreto No.3666 de 2004 Ministerio de Cultura.Conferencias: Salón Madera 3° piso del Centro Cultural de Cali
*Martes 6 de Octubre de 2009 8:00 a.m. Acto protocolario de lanzamiento de la semana de los archivos. Instalación Dra. Nigeria Rentería Lozano – Presidenta del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali.
Invitados Especiales: Dr. Jorge Iván Ospina Gómez - Alcalde de Santiago de Cali.Dr. Milton Fabián Castrillon Rodríguez - Presidente Concejo de Santiago de Cali. Dr. Juan Carlos Abadía Campo - Gobernador del Valle del Cauca. Dra. Sara González Hernández - Directora del Archivo General de la Nación.Dra. Martha Chávez Gardeazabal - Procuradora Regional del Valle.Dr. Guillermo Lozano Palacio - Procurador Provincial de Cali.Dra. Alma Carmenza Erazo Montenegro - Contralora Municipal.Dr. Manuel Torres Moreno – Personero Municipal. 9:30 a.m. Refrigerio 10:00 a.m. Tema: Fondos Documentales existentes en el Archivo Histórico de Santiago de Cali.Expositor: Dr. Carlos Mario Recio - Docente e Historiador egresado de la Universidad del Valle - Secretaria de Cultura y Turismo.
11:00 a.m. Tema: Los archivos Públicos en Colombia.Expositora: Dra. Charo Andrea Pacheco Orozco.Historiadora Universidad Nacional, Docente de la Universidad Santiago de Cali, Maestría en Archivística de la Universidad Carlos III Madrid - España. *Miércoles 7 de octubre 2009 8:00 a.m. Tema: Normatividad archivística e importancia de los archivos en Colombia. Expositor: Dr. John Jairo Marulanda Herrera – Abogado, egresado de la Universidad Santiago de Cali, Secretario Comité Evaluador de Documentos del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali, Técnico Profesional en Gestión Documental Territorial - Sena - Cauca. 9:30 a.m. Refrigerio 10:00 a.m. Tema: Fondos Acumulados. Expositora: Dra. Ana María Chaves Chaux Instructora de Archivística del SENA - Cauca. Contadora Pública de la Universidad del Cauca, Especialista en Auditoria de Sistemas de la Universidad Antonio Nariño, Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos de la Universidad de Andalucía - España. *Jueves 8 octubre de 2009 Auditorio 5° piso Comfenalco Valle - Calle 5. 8:00 a.m. Tema: Programa Gestión Documental y Centros de Atención al Ciudadano / Ventanilla Única. Expositor: Ingeniero Rodrigo Figueroa Miranda Profesional Especializado - Archivo Central y Secretario del Consejo Municipal de Archivos de Santiago de Cali. 9:30 a.m. Refrigerio 10:00 a.m. Dr. Freddy Antonio Villegas Jaramillo Jefe de Archivo Concejo de Santiago de Cali. Tema: experiencia en la implementación de la Ventanilla Única. 10:30 a.m. Dra. María Fernanda Herrera Trochez Jefe Archivo Gobernación del Valle.Tema: experiencia en la implementación de la ventanilla única. 11:00 a.m. Dra. Patricia Rengifo Álvarez Alcaldía de Yumbo (V).Tema: experiencia en la Implementación de la Ventanilla Única

7:00 pm Museo de Arte Moderno – Cinemateca La Tertulia
Proyeccion Cine Mudo “COPS” 1922 - Joseph Francis "Buster" Keaton
Introduccion Eugenio Jaramillo Londoño – Director Cinemateca *Viernes 9 octubre de 2009Premiación concurso interno en la Alcaldía y el Concejo de Santiago de Cali por la emisora interna. Los premios se entregarán en el Salón Simón Bolívar 2º piso Torre Alcaldía en horas de la mañana. INVITACIÓN ESPECIALEl Consejo Municipal de Archivos se permite invitar a los caleños a visitar desde el 6 al 9 de Octubre de 2009 la exposición de documentos de archivos en la sala de exposiciones del Centro Cultural de Cali. CAM - Torre Alcaldía teléfono 898 20 76 fax 898 20 41Archivo Central www.cali.gov.co